Серафимское юридическое агентство
Назад

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Опубликовано: 26.04.2020
0
0

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению.Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.

Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

  • Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;

  • Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

  • Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом 73” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;

  • Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 — работник внес сумму стоимости трудовой книжки;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — учтен налог на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей1. Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них2.

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

  • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них3;
  • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
  • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

____________________________________________________________________Фактически не применяется.См. Постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года N 162″Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжекна предприятиях, в учреждениях и организациях»____________________________________________________________________

УТВЕРЖДЕНАпостановлением Государственногокомитета Совета Министров СССРпо вопросам труда и заработной платыот 9 июля 1958 года N 620с изменениями и дополнениями,основанными на постановленияхГосударственного комитетапо состоянию на 23 марта 1966 года

1. Трудовые книжки в соответствии с постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 года N 1320 ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.На работающих по совместительству трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Предлагаем ознакомиться  Правила получения жилищного сертификата молодыми семьями

2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.

3. Рабочие и служащие при поступлении на работу обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.В случае выявления в трудовой книжке записей по последнему месту работы, не соответствующих настоящей Инструкции, владелец трудовой книжки должен обратиться к администрации предприятия, учреждения или организации по прежнему месту работы с просьбой исправить неправильную или неточную запись.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Администрация по новому месту работы обязана оказать ему в этой необходимую помощь.Прием на работу без трудовой книжки не допускается.Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.

4. За незаконное пользование трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.За нарушение установленного порядка ведения, заполнения, хранения и учета Трудовых книжек лица, ответственные за это, подвергаются строгим дисциплинарным взысканиям.

19. В тех случаях, когда в трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов «Сведения о работе» или «Сведения о поощрениях и награждениях», трудовые книжки дополняются «Вкладышем в трудовую книжку».

20. Вкладыш в трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.О каждом выданном вкладыше, вшитом в трудовую книжку, на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп, размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш». При каждой последующей выдаче вкладыша ставится второй, третий штамп и т.д.

27. При заполнении бланков трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев трудовых книжек плату в размере 5 коп., а при заполнении вкладыша в трудовую книжку — в размере 3 коп.

28. Трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 15 декабря 1960 года N 1263 изготовляются и рассылаются Советами Министров союзных республик всем находящимся на территории союзной республики предприятиям, учреждениям и организациям, независимо от их ведомственной подчиненности.Порядок рассылки трудовых книжек и вкладышей к ним устанавливается Советами Министров союзных республик.

Форма журнала учета трудовых книжек

29. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

36. Контроль за соблюдением единой формы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также разработку и утверждение инструктивных указаний по ведению, учету и хранению трудовых книжек осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.

37. Контроль за обеспечением бланками трудовых книжек и вкладышами к ним, за соблюдением установленного порядка ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и систематический инструктаж осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также исполкомы Советов депутатов трудящихся.

Дата

От кого получено

Основание

Приход

Расход

или кому отпущено

(наименование

количество

сумма

количество

сумма

месяц

число

документа, номер и дата)

книжек

вкладышей

руб.

коп.

книжек

вкладышей

руб.

коп.

N п.п.

Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней

Фамилия, имя и отчество владельца

Должность рабочего или служащего который

Наименование цеха (отдела), куда зачислен рабочий

Дата и номер приказа, распоряжения, на основании

Расписка ответственного лица, принявшего

Получено за заполненную трудовую книжку или вкладыш

Дата и основание выдачи на руки трудовой

Расписка рабочего или служащего в получе-

год

месяц

число

трудовой книжки

сдал или на которого заполнена трудовая книжка
или вкладыш

или служащий

которого произведен прием рабочего или служащего

или заполнившего трудовую книжку или вкладыш

руб.

коп.

книжки при увольнении

нии трудовой книжки

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Пример 3

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Пример 4

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Предлагаем ознакомиться  Входит ли в расчет выходного помобия больничный

Книга учета движения трудовых книжек (образец)

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Пример 5

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Пример 6

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил).

Пример 7

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет;
  • документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

32. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.

При увольнении с предприятия, учреждения или организаций рабочего или служащего трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.

33. Бланки трудовых книжек хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации наравне с документами строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

34. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от ответственного за ведение трудовых книжек лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).

35. Отменен.

В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:

  • Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходную книгу ведет бухгалтер организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек. Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании.

С 2018 года в России планируется перевод трудовых книжек в электронный вид. Проект давно прорабатывает Минтрудом России. На первом этапе внедрения электронных трудовых книжек, бумажный вид документа будут продолжать использовать. Уже сейчас, гражданин с подтвержденной учетной записью ЕСИА может посмотреть свой трудовой стаж в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

Предлагаем ознакомиться  Обычные условия трудового договора

Книга учета движения трудовых книжек (образец)

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Печати в трудовой книжке: где и куда проставлять

Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ОАО (открытое акционерное общество), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82 от 06.04.2015). Если печать есть — эта информация должна быть указана в уставе компании.

Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал приказ от 31.10.16 г. № 589н с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.

Печать проставляется:

  • При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);

  • При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;

  • При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации.

  • Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.

Ответственность за нарушение правил по ведению трудовых книжек

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.

Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб для организаций с формами ООО и ОАО.

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Пример 1

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Пример 2

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector