Серафимское юридическое агентство
Назад

Протокол собрания работников организации

Опубликовано: 11.03.2020
0
1

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Протокол общего собрания трудового коллектива по поводу заключения коллективного договора (образец)

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

Общее собрание трудового коллектива созывается для решения наиболее важных вопросов жизни организации.

Они разграничиваются в зависимости от количества присутствующих работников, необходимого для признания собрания правомочным:

  • общее собрание работников имеет юридическую силу, если на нем присутствует более чем 1/2 работников организации;
  • конференция работников имеет юридическую силу, если на ней присутствует не менее 2/3 делегатов, избранных работниками.

Трудовым законодательством установлены вопросы, разрешение которых является исключительным полномочием общего собрания (конференции) работников. Сюда относятся:

  • выборы представителя для ведения коллективных переговоров;
  • выборы представителей работников в комиссию по трудовым спорам;
  • принятие решения об образовании комиссии по трудовым спорам в структурном подразделении организации;
  • утверждение, изложение в надлежащей форме и направление работодателю требований работников;
  • принятие решения о проведении забастовки.

Однако общее собрание трудового коллектива может созываться для разрешения других вопросов по своему усмотрению, если данные проблемы не отнесены законодательством к исключительной компетенции другого органа или должностного лица.

Собрание трудового коллектива позволяет решить множество проблем. Если вопрос стоял о нарушении устава или превышении полномочий, то может понадобиться приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания образец которого вы найдёте по ссылке.

Общее собрание трудового коллектива.
Общее собрание трудового коллектива.

Одним из распространенных поводов для проведения общего собрания работников организации является заключение или изменения коллективного договора. Следует отметить, что в этом случае протокол общего собрания имеет свои особенности.

Так, во вводной части, помимо уже указанных реквизитов, должны быть отмечены представители работников и нанимателя.

Если вы решили открыть собственный бизнес и не можете определиться, что лучше открыть ИП или ООО, то статья по ссылке поможет вам разобраться.

Повестка дня в таком протоколе обязательно должна включать в себя вопрос, который можно сформулировать так: «О заключении коллективного договора».

В решении указывается, на какой период заключается коллективный договор. Текст самого договора прилагается к протоколу.

____________________________________________________________________

(наименование первичной профорганизации)

Протокол собрания работников организации

«_____»_____________ 20   г.

Состоит на учете членов профсоюза __________

Предлагаем ознакомиться  Полисы старого образца до какого действительны

Присутствуют на собрании___________________

Отсутствуют (отпуск,болезнь,командировка)_____

Отсутствуют по неизвестным причинам_________

Протокол собрания работников организации

Председатель собрания_______________________

                                                  (ф.и.о.)

Секретарь собрания__________________________

                                                   (ф.и.о.)

Члены президиума__________________________

                                __________________________

1. Отчет о работе профсоюзного комитета за период работы с _________

по___________                                                                             (месяц,год)

    (месяц,год)

2. Отчет о работе ревизионной комиссии за период работы с____________ 

   по____________                                                                          (месяц,год)

      (месяц,год)

3. Выборы профсоюзного комитета.

4. Выборы ревизионной комиссии.

5. Выборы уполномоченного профсоюза по охране труда.

Примечание: если на собрании избираются делегаты  на областную отчетно-выборную конференцию, то этот вопрос включается в повестку дня.

1.Время для отчетного доклада председателя профкома________________

2. Время для отчетного доклада председателя ревизионной комиссии_____

3. Время для выступления по отчетным докладам______________________

4.  Время работы собрания________, перерыв__________________________.

Протокол собрания работников организации

(Повестка дня и регламент работы собрания утверждаются голосованием)

1. Слушали: «Отчет о работе профсоюзного комитета за период работы с_______

 по___________                                                                                              (месяц,год)

 Докладчик:________________________________________________

                                               (ф.и.о.)

(доклад на ______ листах прилагается)

2. Слушали: « Отчет о работе ревизионной комиссии за период работы с_________

по___________ .                                                                                               (месяц,год)

Протокол собрания работников организации

     (месяц,год)

Докладчик:________________________________________________

                                               (ф.и.о.) 

(доклад на _______листах прилагается)

По отчетным докладам профсоюзного комитета и ревизионной комиссии

1._____________________________   (краткое содержание выступления, либо ссылка, что текст выступления на__листах прилагается)

2._____________________________

                         (ф.и.о.)

3._____________________________

Поступило предложение о прекращении прений.

После голосования предложение принято (единогласно;большинством голосов при

______против,________воздержавшихся) .

1.________________________________________________________________

(краткая запись выступления или ссылка, что текст на___ листах прилагается)

__________________________________________________________________

2.________________________________________________________________

                                                        (ф.и.о.)

Председательствующий ____________________ предлагает дать ОЦЕНКУ работы   

профсоюзного комитета.           

Поступило предложение признать работу профкома УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНОЙ

(неудовлетворительной).

После голосования предложение принято (единогласно,большинством голосов

при______против,________воздержавшихся)

Протокол профсоюзного собрания.

                        Зачитывается проект постановления.

                        После обсуждения проекта постановления и голосования

                        постановление принимается.

3. Слушали: «Выборы  профсоюзного комитета»

3.1.  Обсуждение по численному составу профкома»

Постановили: Избрать профсоюзный комитет в количестве  _______ человек

1.2.        Персональное выдвижение кандидатов                      

1.___________________________________________________

                                                                     (Ф. И. О.)

2.___________________________________________________________

3. ___________________________________________________________

4___________________________________________________________

5___________________________________________________________

                           и т.д.

3.3. Определение формы голосования (тайное или открытое). Решается путём голосования. В случае тайного голосования избирается счётная комиссия.

Постановили: Голосовать ___________________________________

Протокол собрания работников организации

                                                            (тайно, открыто)

3.4. Выборы профкома путём голосования  за каждого кандидата персонально 

1._________________________    ЗА___ чел.; ПРОТИВ ___ чел. 

2.______________________________     ЗА ___ чел.; ПРОТИВ ___ чел.

3.______________________________      ЗА ___ чел.;  ПРОТИВ ___  чел.

4. ____________________________________    ЗА ___ чел.;    ПРОТИВ  ___чел.

Протокол собрания работников организации

5_______________________________    ЗА ___ чел.;    ПРОТИВ  ___чел.

Примечание:  Согласно п. 5.12 Устава Профсоюза выборы председателя профкома могут проводится либо на собрании,  либо на заседании  профкома. Решение по этому вопросу принимает собрание.

Слушали: «Выборы  председателя профкома»

    (Ф. И. О.) (краткое содержание выступления)

2.___ _____________________________________________

Постановили: Избрать     председателем профкома 

                            _____________________________________________                                               

                                                                       (Ф. И. О.)

                      ЗА              _________  Воздержались___________

Протокол собрания работников организации

                       ПРОТИВ _________

4.  Слушали:   «Выборы ревизионной комиссии»

         Порядок рассмотрения вопроса см. п. 3 настоящего протокола.

1._________________                    ЗА___ чел.; ПРОТИВ ___ чел. 

                 (Ф.И.О.)

2.____________________     ЗА ___ чел.; ПРОТИВ ___ чел.

               (Ф. И.О.)

3.___________________      ЗА ___ чел.;  ПРОТИВ ___  чел.

5.  Слушали: «Выборы уполномоченного профсоюза по охране труда»

1.______________________________________________

(Ф. И. О.) (краткое содержание выступления)                                                   

 2.______________________________________________

Постановили: Избрать уполномоченным  профсоюза по охране труда

                           ________________________________________

                                                                 (Ф. И. О.)

Протокол собрания работников организации

ЗА ___________ 

ВОЗДЕРЖАЛИСЬ __________

ПРОТИВ _________

Председатель собрания                                                                      (Ф. И. О.)

Секретарь                                                                                             (Ф. И. О.)  

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Предлагаем ознакомиться  Что делать, если с работы не увольняют по собственному желанию — Трудовая помощь

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам:

  1. Подготовительные действия;
  2. Составление протокола;
  3. Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц.

Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений, после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.

Протокол собрания работников организации

Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.

Каждый участник при входе в зал заседания (или выходе из него) внесет в данный документ свои фамилию, инициалы и подпись. Такой регистрационный лист впоследствии прикладывается к протоколу.

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Протокол собрания работников организации

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Подготовительные действия

Лицом, в чьи обязанности входит составление протокола общего собрания трудового коллектива, является секретарь.

Перед составлением протокола секретарем должна быть проведена подготовительная работа, состоящая из нескольких этапов:

  1. Секретарь должен выяснить вопросы, выносимые на обсуждение, и согласовать их с руководством. Кроме того, необходимо определить регламент для рассмотрения каждого вопроса в отдельности и проведения собрания в целом;
  2. Вторым этапом производится извещение трудового коллектива о проведении коллективного собрания;
  3. Далее секретарь устанавливает последовательность рассмотрения вопросов с учетом утвержденного регламента, вынося наиболее важные вопросы в начало;
  4. Следующим этапом является ознакомление с повесткой дня всех участников собрания, а также лиц, приглашенных в качестве наблюдателей;
  5. Затем секретарь готовит регистрационный лист (документ, необходимый для внесения в протокол количества участников общего собрания);
  6. Далее необходимо распространить среди участников тезисы докладов выступающих и другие необходимые материалы;
  7. Наконец, непосредственно перед собранием, секретарь тиражирует документы, имеющие отношение к общему собранию, и раздает их всем присутствующим.

Структура и план протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива, включает в себя вводную и основную части. Составляющим элементом протокола также может быть особое мнение отдельного участника.

Обязательными реквизитами любого протокола общего собрания трудового коллектива являются:

  • полное название организации;
  • вид документа (в нашем случае это протокол);
  • дата проведения собрания (если собрание проходило в течение нескольких дней, указываются дата начала и окончания через тире);
  • учетный номер;
  • место составления;
  • заголовок к тексту (реквизит документа, кратко излагающий его содержание);
  • подписи секретаря и председателя собрания.

Вводная часть

Элементами вводной части протокола являются:

  • ФИО секретаря и председателя;
  • ФИО участников собрания. При условии, что их число составляет более 15 человек, фиксируется лишь их количество, а полный список участников с указанием их фамилий и инициалов прилагается к протоколу. Кроме того, отмечается общее число работников организации;
  • ФИО приглашенных лиц, если таковые имеются наряду с должностью и местом работы;
  • Повестка дня. Вопросы повестки дня располагаются в порядке уменьшения их значимости. Помимо вопросов, необходимо отметить докладчиков по каждому из них.

Полная информация о каждом сотруднике есть в трудовом договоре. Как вести журнал регистрации трудовых договоров, образец – смотрите по ссылке.

Предлагаем ознакомиться  Досудебное урегулирование по каско

Основная часть протокола состоит из разделов. Содержание каждого раздела должно соответствовать вопросам повестки дня (первый раздел посвящен первому вопросу повестки и т.д.). План раздела включает в себя следующие элементы:

  • первый структурный элемент начинается со слова «Слушали:…». В нем указывается ФИО докладчика и, как правило, название доклада. Сам же доклад прилагается к протоколу. Однако текст доклада может быть непосредственно размещен в данной части протокола;
  • второй элемент вводится словом «Выступили:…». Здесь отражаются ФИО лиц, которые задавали вопросы докладчику или иным образом участвовали в дискуссии по вопросу. Кроме того, формулируется суть данных вопросов и выступлений;
  • последняя часть вводится словом «Решили:…». В ней излагается принятое решение. Под ним указывается количество проголосовавших «за», «против», а также воздержавшихся от голосования.

В таком случае они размещаются в зависимости от уменьшения значимости.Особое мнение отдельного участника отмечается в протоколе после решения, к которому оно относится.

Многие вопросы разрешает учётная политика организации. О том, что это такое читайте в этой статье.

Выписка из протокола.
Выписка из протокола.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

Содержание протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.
, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector