Серафимское юридическое агентство
Назад

Приказ на проведение корпоративного мероприятия: образец

Опубликовано: 31.05.2020
0
0

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Приказ на проведение корпоративного мероприятия: образец

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

  • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
  • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
  • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

  • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
  • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

По общему правилу расходы налогоплательщика должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Минфин России в письме от 11.09.06 № 03-03-04/2/206 отметил, что расходы, понесенные компанией в связи с организацией и проведением юбилейных торжественных мероприятий, не связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Как правило, по вопросу включения затрат по организации праздничного мероприятия в налоговые расходы инспекторы на местах придерживаются позиции Минфина России. Однако судебная практика в настоящее время складывается противоречивая.

Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 02.06.08 № 09АП-4398/2008-АК пришел к выводу, что расходы, связанные с организацией и проведением юбилейных мероприятий, в целях налогообложения прибыли не признаются экономически оправданными. В этом деле компания не смогла подтвердить факт того, что празднование юбилейной даты напрямую связано с получением прибыли.

На практике некоторые компании пытаются доказать, что расходы на организацию праздничного мероприятия относятся к рекламным расходам. Подобный спор рассмотрел Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 13.04.11 № 09АП-6250/2011-АК. В этом деле компания представила пояснительную записку, в которой директор ООО «АВИОНИКА МАИ» А.Н.

Документально понесенные расходы организация подтвердила приказом руководителя о проведении корпоративного мероприятия в целях рекламы, планом проведения и сметой мероприятия. Однако суд доводы компании отклонил. Основанием такого решения суда послужил тот факт, что в смету корпоративного мероприятия входят поименованные приглашения.

То есть мероприятие «носило закрытый характер, все присутствующие были строго поименованы в приглашениях». Следовательно, информация о проведении корпоративного мероприятия была предназначена для конкретного круга лиц и спорное мероприятие не удовлетворяло определению рекламы, которое приведено в Законе о рекламе. Значит, расходы, связанные с организацией спорного мероприятия, компания не вправе была относить к расходам на рекламу.

Предлагаем ознакомиться  Обязательная доля в наследстве

Вышестоящие арбитры такое решение суда первой инстанции поддержали (постановление ФАС Московского округа от 27.07.11 № КА-А40/7350-11 и определение ВАС РФ от 31.12.11 № ВАС-14202/11). В этом деле корпоративное мероприятие не было посвящено празднованию юбилея компании. Однако, по мнению автора, аналогичные доводы справедливы и в случае отнесения к рекламным расходам затрат, связанных с организацией праздничного юбилейного мероприятия.

Кстати

Компании рискованно учитывать при налогообложении прибыли стоимость юбилейной вывески

Зачастую организация приобретает световые баннеры, на которых размещает информацию о юбилее. Такие баннеры вешают перед входом в офис компании или на других ближайших зданиях.

Расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и щитов, компания учитывает на основании пункта 4 статьи 264 НК РФ. При этом, по мнению Минфина России, стоимость дорогостоящих рекламных баннеров, которые являются ОС, погашается посредством амортизации (письмо от 14.12.11 № 03-03-06/821).

Однако, беря в расчет позицию финансового ведомства по вопросу учета при налогообложении прибыли затрат на проведение празднования юбилея компании, учитывать таким же образом расходы на праздничные вывески рискованно. В этом случае целесообразно, помимо наименования компании и информации о памятной дате, разместить на баннере рекламу какого-нибудь товара или указать о предоставлении праздничной скидки

Приказ на проведение корпоративного мероприятия: образец

Однако есть решения судов в пользу налогоплательщика. В частности, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 30.07.09 № А56-17976/2008 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 30.11.09 № ВАС 15476/09) признал экономически оправданными расходы на оплату услуг по организации корпоратива.

Разрешая этот спор, суд пришел к выводу, что мероприятие, посвященное подведению итогов работы общества за год, проводилось с целью поддержания сотрудничества с действующими крупнейшими клиентами, наглядной демонстрации клиентам динамики развития компании, а также ознакомления клиентов с новыми услугами, предоставляемыми организацией.

По мнению автора, если налогоплательщик совместит празднование юбилея с подведением итогов деятельности организации, он сможет, руководствуясь подобной логикой, включить спорные затраты в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль.

По случаю юбилея компании часто награждают или поощряют сотрудников. Это могут быть памятные грамоты, медали, ценные подарки (электроника и бытовая техника). Однако, как показывает практика, подарки сотрудникам вызывают множество споров с проверяющими.

Компания оплачивает стоимость юбилейных подарков сотрудникам за счет чистой прибыли. На это указал Минфин России в письме от 22.11.12 № 03-04-06/6-329. Ведомство разъяснило, что расходы на приобретение подарков в связи со знаменательными и юбилейными датами не связаны с производственными результатами работников и не учитываются в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

По мнению Минфина России, Со стоимости подарка работнику начисляется НДС. Поскольку при вручении подарка имеет место безвозмездная реализация, которая в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ признается объектом обложения этим налогом. Такие выводы содержат письма Минфина России от 22.01.

09 № 03-07-11/16 и от 13.06.07 № 03-07-11/159, постановления Президиума ВАС РФ от 25.06.13 № 1001/13 и ФАС Центрального округа от 22.05.13 № А14-10046/2012 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 09.08.13 № ВАС-10478/13). При этом базой для начисления налога будет рыночная стоимость подарка (п. 2 ст. 154 НК РФ и письмо от 04.10.12 № 03-07-11/402).

Однако есть мнение, что передача подарков сотрудникам не облагается НДС. Ведь вручение подарка обусловлено наличием трудовых отношений и относится к системе поощрения работников. В результате такой передачи не образуется объекта обложения НДС. На это указывает сложившаяся судебная практика (постановления ФАС Северо-Западного от 13.09.10 № А26-12427/2009 и Центрального от 02.06.09 № А62-5424/2008 округов).

Отметим, что «входной» НДС, уплаченный при приобретении таких подарков, компания вправе принять к вычету (письма Минфина России от 10.04.06 № 03-04-11/64 и от 31.03.05 № 03-04-11/71, постановления ФАС Уральского от 29.12.09 № Ф09-9886/09-С2 и Московского от 12.03.09 № КА-А40/1726-09 округов).

Компания удерживает НДФЛ со стоимости подарка сотруднику. Поскольку доход в виде полученного подарка является доходом работника, полученным в натуральной форме. Но только в том случае, если стоимость подарка превышает 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 22.11.12 № 03-04-06/6-329, постановления ФАС Московского от 17.07.13 № А40-112932/12-91-575 и Северо-Западного от 26.03.08 № А66-5098/2007 округов).

Случается, что в течение периода компания не производила выплат в пользу работника, которому предназначен подарок (к примеру, сотрудник находится в неоплачиваемом отпуске). В этом случае работодатель письменно сообщает работнику и налоговикам о невозможности удержать налог и о его сумме (п. 5 ст. 226 НК РФ).

На стоимость подарка компания не начисляет страховые взносы. Объектом обложения страховыми взносами являются выплаты в пользу физлиц в рамках трудовых и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС»).

Минздравсоцразвития России в письме от 06.08.10 № 2538-19 указывает, что выплаты и вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности, не облагаются страховыми взносами (п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Значит, при передаче подарка работнику компания страховые взносы не начисляет.

В рамках празднования юбилея компания часто вручает подарки не только сотрудникам, но и контрагентам. Минфин России, как правило, настаивает, что стоимость подарков контрагентам компании необходимо списывать за счет чистой прибыли (письма от 08.10.12 № 03-03-06/1/523, от 19.10.10 № 03-03-06/1/653 и от 25.03.10 № 03-03-06/1/176).

Справка

Распространение сувенирной продукции с логотипом облагается НДС

По общему правилу передача клиентам и контрагентам сувенирной продукции с логотипом компании признается объектом обложения НДС. Поскольку на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ компания уплачивает НДС со стоимости безвозмездно переданного товара. На это указал Минфин России в письме от 04.06.13 № 03-03-06/2/20320.

При этом важно помнить, что на основании подпункта 25 пункта 3 статьи 149 НК РФ освобождается от налогообложения передача в рекламных целях товаров, если расходы на приобретение единицы такого товара составили менее 100 руб.

Предлагаем ознакомиться  Договор купли-продажи квартиры: ипотека (образец)

Стоп-затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального мероприятия (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

  • о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • фактическом количестве посетителей;
  • фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
  • первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020 году

В документе могут отражаться:

  • сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • дата, место его проведения;
  • сведения о количестве организаторов и гостей;
  • перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
  • сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
  • сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

  • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
  • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

  • наименование;
  • дату составления документа;
  • название фирмы;
  • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
  • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
  • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

  • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
  • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
Предлагаем ознакомиться  2 ндфл при увольнении образец заполнения

К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
  2. Авансового отчета.

К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Какие делать проводки

  • Дт 26 (44) — Кт 60 (71): списаны представительские расходы
  • Дт 19 — Кт 60 (71): учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо
  • Дт 68 — Кт 19: вычет НДС по представительским расходам
  • Дт 91 — Кт 19: по итогам года списан НДС по сверхнормативным расходам

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Налоговый учет

Зачастую организация приобретает световые баннеры, на которых размещает информацию о юбилее. Такие баннеры вешают перед входом в офис компании или на других ближайших зданиях.

Расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и щитов, компания учитывает на основании пункта 4 статьи 264 НК РФ. При этом, по мнению Минфина России, стоимость дорогостоящих рекламных баннеров, которые являются ОС, погашается посредством амортизации (письмо от 14.12.11 № 03-03-06/821).

Однако, беря в расчет позицию финансового ведомства по вопросу учета при налогообложении прибыли затрат на проведение празднования юбилея компании, учитывать таким же образом расходы на праздничные вывески рискованно. В этом случае целесообразно, помимо наименования компании и информации о памятной дате, разместить на баннере рекламу какого-нибудь товара или указать о предоставлении праздничной скидки

Пункт 25 статьи 255 НК РФ позволяет включать в расходы на оплату труда любые выплаты и вознаграждения, произведенные в пользу работника на основании трудового или коллективного договора. По мнению Минфина России, выплаты, произведенные работодателем в связи с профессиональными праздниками, знаменательными датами, персональными юбилейными датами, и иные подобные выплаты не связаны с производственными результатами работников.

УФНС России по г. Москве в письме от 05.04.05 № 20-12/22796 также отметило, что расходы по выплате премий к юбилейным датам работников не соответствуют требованиям экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ) и не учитываются в составе расходов на оплату труда.

Удалось найти решение суда в пользу налоговиков. Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 02.05.12 № А74-2038/2011 указал, что спорные выплаты не связаны с конкретными результатами труда, носят разовый характер и обусловлены юбилейной датой. Следовательно, выплачивать такие премии компания вправе только за счет чистой прибыли. ФАС Поволжского округа еще в 2005 году соглашался с подобной позицией контролеров.

В постановлении от 17.10.06 № А65-3412/2006-СА2-41 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 16.02.07 № 1231/07) суд пришел к выводу, что налогоплательщик неправомерно включил в состав затрат на оплату труда премии в честь юбилейных дат. Поскольку указанные выплаты не связаны непосредственно с режимом работы или условиями труда.

Однако некоторые суды поддерживают налогоплательщиков в этом вопросе. Суды признают спорные выплаты обоснованными в том случае, если премии, выплаченные в связи с праздничными юбилейными датами, предусмотрены трудовыми или коллективными договорами с работниками. Соответственно такие суммы являются частью оплаты труда (постановления ФАС Уральского от 05.09.

Следовательно, если компания включит условие о выплате премий по случаю юбилея компании в трудовой или коллективный договор, она сможет учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли.

По общему правилу передача клиентам и контрагентам сувенирной продукции с логотипом компании признается объектом обложения НДС. Поскольку на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ компания уплачивает НДС со стоимости безвозмездно переданного товара. На это указал Минфин России в письме от 04.06.13 № 03-03-06/2/20320.

При этом важно помнить, что на основании подпункта 25 пункта 3 статьи 149 НК РФ освобождается от налогообложения передача в рекламных целях товаров, если расходы на приобретение единицы такого товара составили менее 100 руб.

Приказ на проведение корпоративного мероприятия: образец

Случается, что корпоративное мероприятие, посвященное юбилею, компания организовывает по месту нахождения головной организации. При этом на торжество приглашают сотрудников, работающих в обособленных подразделениях. Минфин России в письме от 20.09.13 № 03-04-06/39113 разъяснил, что возмещение стоимости проезда, проживания и иных выплат при поездке для участия работника в торжественных мероприятиях, посвященных празднованию основания организации, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Такие суммы облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ)

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector