Серафимское юридическое агентство
Назад

Информация по личному составу

Опубликовано: 26.02.2020
0
2

Личное дело

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу фиксируют сведения о кадрах:

  • прием на работу;
  • перемещение по работе;
  • увольнение с работы;
  • установление должностных окладов;
  • отпуска;
  • командировки;
  • изменение фамилии;
  • поощрения;
  • взыскания и т. д.

Приказ по личному составу объявляют под расписку. Работник, ознакомившись с приказом, должен подписаться на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указать дату. В случае его отказа от подписи факт ознакомления удостоверяют своей подписью начальник отдела кадров и непосредственный руководитель работника.

Большинство приказов по личному составу оформляют на унифицированных бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Вот они:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
  • приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).

Это обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса при оформлении трудовых отношений.

Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов по личному составу хранят в кадровой службе в отдельных папках по очередности их номеров.

Личную карточку можно вести по типовой форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В карточке указывают:

  • фамилию, имя, отчество работника;
  • год его рождения;
  • пол;
  • образование;
  • семейное положение;
  • детей;
  • близких родственников;
  • паспортные данные;
  • ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
  • стаж работы (общий и непрерывный).

В карточку заносят данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.

Внесение новых данных заверяется подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица.

Личное дело – это совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа) человека на работу и ведут в течение всей его трудовой деятельности на этом месте работы.

На папке, где хранятся документы, указывают фамилию, имя, отчество работника, дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Личное дело состоит из двух разделов:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.

2. Дополнительные документы.

Первая группа документов – это:

  • личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкета;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
  • личное заявление о приеме на работу или увольнении;
  • выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов);
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • заявления работника о переводах;
  • представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
  • выписки из приказов о перемещении;
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
  • копии наградных листов.
Предлагаем ознакомиться  Где серия у свидетельства о рождении серия и номер

Вторая группа документов – это:

  • старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, сведения, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Причем листы описи нумеруют отдельно. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы.

Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Заявление

Заявление – это документ с просьбой (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.). Может быть адресован как фирме в целом, так и ее руководителю.

Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на фирменном трафаретном бланке. Дистанционный работник (это работник, заключающий трудовой договор о дистанционной работе) может предоставить его посредством обмена электронными документами с усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1 ТК РФ).

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркиваются. Рядом пишутся правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

В разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивание неточных и неправильных записей не допускается (п. 30 Постановления № 225).

Единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, верную запись (п. 1.2 Инструкции).

Действуют, как правило, по такому алгоритму.

1. В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.

2. В графе 2 указывают дату, на которую признается ошибочная запись недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год — четырехзначные).

3. В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.

4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.

Предлагаем ознакомиться  Как запустить индивидуальное отопление в квартире

Так же исправляют наименование организации, несмотря на то, что эта запись не имеет порядкового номера. Просто при исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер.

Поступают так:

  • в графе 1 ставят порядковый номер исправительной записи;
  • в графе 2 указывают дату внесения исправительной записи;
  • в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной»;
  • затем в графе 3 пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз в общем порядке.

Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.

Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?

Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).

Чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.

Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно будет написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.

Исправлять ошибки в трудовой книжке может как «текущий» работодатель, так и предшествующий.

Работник может обратиться к предыдущему работодателю за исправлением ошибок и самостоятельно.

Организация, где сотрудник трудится сейчас, может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник.

Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.

Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы (п. 28 Постановления № 225).

Пересылка трудовой книжки после увольнения

Если работник в день увольнения отсутствовал или отказался от получения трудовой книжки, ее можно отправить по почте. Но сначала работодатель должен отправить бывшему сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки.

Как только от сотрудника будет получено письменное согласие на оправку по почте трудовой книжки, работодателю следует отправить документ по адресу, указанному бывшим сотрудником. Также трудовую книжку можно выдать сотруднику на основании его письменного заявления в течение трех дней со дня обращения.

Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работникам документа. Устанавливают их Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436 и Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439.

Предлагаем ознакомиться  Есть ли состав преступления в моих действиях

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Cведения электронной книжки можно посмотреть:

  • в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
  • на портале Госуслуг;
  • через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:

  • нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
  • управлением Пенсионного фонда;
  • многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).

Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Формирование электронных трудовых книжек начинается с 2020 года.

До 30 июня 2020 года работодатель обязан письменно проинформировать работников о праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. А работник не позднее 31 декабря 2020 года должен письменно сообщить о своем выборе, подав заявление.

ООО «Альфа»

инженеру
Иванову А.С.

Уведомление
о формировании и ведении сведений
о трудовой деятельности в электронном виде

г. Москва 3 февраля 2020 года

Уважаемый Александр Сергеевич!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении ООО «Альфа» передает в ПФР. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности. Просим вас определиться с выбором и подать в бухгалтерию одно из двух заявлений:

  • с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде после 1 января 2021 года;
  • с отказом от бумажной трудовой книжки после 1 января 2021 года.

Если Вы изъявите желание о ведении электронной трудовой книжки, компания выдаст трудовую книжку Вам на руки. После этого ООО «Альфа» освобождается от ответственности за ее хранение.

Бланки заявлений прилагаем к письму.

Генеральный директор Борисов Борисов А.А
 
С уведомлением ознакомлен: Иванов Иванов А.С.

03.02.2020

Генеральному директору
ООО «Альфа»
Борисову А.А.
от начальника отдела снабжения
Ульянова И.П.

Заявление

Я, Ульянова Ирина Павловна, отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки после 1 января 2021 года. Прошу в январе 2021 года выдать трудовую книжку мне на руки.

Начальник отдела Ульянова Ульянова И.П.

17 мая 2020 года

Генеральному директору
ООО «Альфа»
Борисову А.А.
от менеджера Петровой Е.В.

Заявление

Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии с инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

Менеджер отдела продаж Петрова Петрова Е.В.

17 мая 2020 года

При необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector