Серафимское юридическое агентство
Назад

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Опубликовано: 05.02.2020
0
2

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

— [вписать нужное].

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.4. Заведующий канцелярией должен знать:4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.4.2. Единую государственную систему делопроизводства.4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.4.4. Структуру организации.4.5. Организацию делопроизводства в организации.4.6. Схемы документооборота.4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:5.1. Положением о канцелярии организации.5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.5.3. Настоящей должностной инструкцией.6. Заведующий канцелярией подчиняется директору организации/иному должностному лицу.7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Предлагаем ознакомиться  Три выговора и увольнение по какой статье

II. Должностные обязанности

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

1. Организует работу канцелярии.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Предлагаем ознакомиться  Договор социального найма права и обязанности нанимателя и наймодателя

III. Права

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.8. Взаимодействовать:8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

Предлагаем ознакомиться  Для чего нужно перераспределение земельных участков

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector